FAQ Scanservice & DigitalisierungRepropartner ist Ihr Scandienstleister in Berlin
Sie haben Fragen? Gern beantworten wir Ihnen all ihre Anfragen rund um die Themen Digitalisierung und Scan-Dienstleistungen für Ordner, Akten, Mappen sowie Großformate, wie Baupläne, Poster, Plakate und Zeichnungen.
Die Kosten variieren je nach Umfang, Format, Zustand der Dokumente und gewünschtem Ausgabeformat. Es gibt auch Preisstaffelungen nach Seitenzahl oder Ordneranzahl.
1. Frage: Wieviel kostet die Digitalisierung von Ordnern?
Wir scannen ab 24,95 € pro Ordner und bieten Ihnen dazu verschiedene Ordner-Paketangebote je nach Umfang an.
2. Frage: Wieviel kostet die Digitalisierung von Plänen?
Wir scannen ab 2,32 € pro Plan (ab A2-A0+ Format) und bieten Ihnen dazu verschiedene Großformat-Paketangebote je nach Anzahl an.
Der schnelle und problemlose Zugriff auf wichtige Unterlagen stellt einen wichtigen Bestandteil jedes erfolgreichen Betriebs dar. Die die Vorteile unseres Scan-Services im Überblick:
- Platzersparnis: Durch die Digitalisierung werden physische Archive reduziert und wertvoller Platz im Büro eingespart.
- Effiziente Datenverwaltung: Digitale Dokumente können einfacher verwaltet, durchsucht und geteilt werden.
- Schnellerer Zugriff: Digitale Dokumente sind jederzeit und von überall aus zugänglich.
- Schutz vor Datenverlust: Die Digitalisierung bietet eine zusätzliche Sicherheit vor Verlust oder Beschädigung von Dokumenten.
- Umweltfreundlichkeit: Durch die Reduzierung von Papierverbrauch wird die Umwelt geschont.
Wir empfehlen den digitalen Datenversand per WeTransfer. Sie erhalten einfach eine Email mit einem Downloadlink. Die digitalisierten Dokumente können dann ortsunabhängig von Projektbeteiligten und Mitarbeitern abgerufen und weitergeleitet werden.
Falls kein digitaler Datenversand per WeTransfer möglich sein sollte, können wir Ihnen die Dokumente auch per Daten-CD oder USB-Stick übersenden. Gern können Sie alternativ die Datenträger auch vor Ort bei uns abholen.
Ja, wir haben 3 verschiedene Ordner-Paketangebote (small, medium, large) zur Auswahl, für größere und kleinere Volumen an Ordnern, Heftern & Akten.
Ja, wir haben 3 verschiedene Großformat-Paketangebote (100, 250, 500) zur Auswahl, für größere und kleinere Volumen an Bauplänen und Zeichnungen.
Sie können zwischen den Dateiformaten PDF, JPEG und TIFF wählen. Für Schriftverkehr empfehlen wir Ihnen Pdf Dateien ggf. mit OCR-Texterkennung. Für Baupläne und Zeichnungen eignen sich auch JPEG oder Tiff Dateien.
Die digitale Transformation gemeinsam planen und umsetzen in folgenden Schritten. Dienstleister für die Digitalisierung größerer Archivbestände gehen in der Regel strukturiert vor, um physische Unterlagen in durchsuchbare, digitale Formate zu überführen und dabei Revisionssicherheit sowie hohe Qualität zu garantieren. Der Prozess umfasst meist sechs Kernphasen: Beratung/Planung/Prüfung ggf. Sichtung des Materials nach Jahrgang, Zustand zwecks Aufwandsschätzung, Logistik, Vorbereitung, Digitalisierung (Scannen), Indexierung und Datenübernahme.
Die Vorgehensweise im Detail:
Schritt 1: Beratung, Analyse und Projektplanung
Zu Beginn analysiert der Dienstleister Art, Zustand und Umfang des Archivguts. Es wird festgelegt, welche Metadaten (Indexbegriffe) benötigt werden und in welchem Format (z.B. PDF/A, TIFF) die Daten ausgegeben werden sollen.
Schritt 2: Sichere Logistik und Transport
Bei Bedarf werden die Akten beim Kunden vor Ort abgeholt. Wir bieten hierzu in Berlin einen kostenlosen Hol- und Bringeservice an.
Schritt 3: Dokumentenvorbereitung (Pre-Processing)
Die physischen Dokumente werden für den Scanvorgang vorbereitet. Dies beinhaltet das Entfernen von Heftklammern, Büroklammern, das Glätten von Eselsohren und das Sortieren von Dokumentenstapeln.
Schritt 4: Digitalisierung (Scannen)
- Hochleistungsscanner: Für Standardakten werden Einzugsscanner eingesetzt, die Vorder- und Rückseite gleichzeitig erfassen.
- Spezialscanner: Für gebundene Bücher, Baupläne, großformatige Dokumente oder sehr altes, empfindliches Archivgut werden Buchscanner
oder Flachbettscanner verwendet, die das Dokument schonend behandeln (z.B. scannen ohne Aufklappen).
- Qualität: Gescannt wird meist in hoher Auflösung (300 bis 600 dpi), um eine gute Texterkennung (OCR) zu gewährleisten.
Schritt 5: Indexierung und OCR-Texterkennung
- OCR (Optical Character Recognition): Eine automatische Texterkennung macht den Volltext durchsuchbar.
- Indexierung: Die Dokumente werden durch Verschlagwortung (z.B. Aktenzeichen, Datum, Name) auffindbar gemacht. Dies kann automatisiert oder manuell durch Datenerfassungsteams erfolgen.
Schritt 6: Qualitätssicherung und Datenübernahme, Datenversand digital oder per Post
Der Dienstleister prüft die Scans auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Ausrichtung. Anschließend werden die digitalen Daten per Downloadlink versendeet, in das Dokumentenmanagement-System (DMS) des Kunden übergeben oder auf Datenträgern übergeben. Gern können Sie alternativ die Datenträger auch vor Ort bei uns abholen.
Besonderheiten bei Archiven:
Bei sehr alten Dokumenten erfolgt oft eine Restaurierung oder schonende Behandlung vor dem Scan.
Scanservice bezieht sich auf die Digitalisierung von Papierdokumenten oder anderen analogen Medien (z.B. Fotos, Baupläne, Poster, Dias, Zeichnungen) durch Umwandlung in digitale Formate wie PDF oder Bilddateien.
Die Digitalisierung bietet viele Vorteile, wie z.B. eine verbesserte Datenorganisation, einfache Suche, Platzersparnis, verbesserte Zusammenarbeit und Sicherheit vor Verlust oder Beschädigung von Originalen.
Die Originale können entweder archiviert, vernichtet oder an den Kunden zurückgegeben werden, je nach individuellen Absprachen und Vereinbarungen.
Ja, in Berlin und Umland bieten wir einen kostenlosen Hol- & Bringservice an. Rufen Sie uns einfach unter 030 - 43 72 55 86 an oder senden Sie uns eine Scan-Anfrage:
Wir bieten verschiedene Varianten zur Dateibenennung an und scannen Ihnen z.B.:
- 1 PDF-Datei pro Ordner/Akte
- 1 PDF-Datei pro Register
- 1 PDF-Datei pro Dokument
- 1 PDF-Datei inkl. OCR-Texterkennung
Ggf. Urkunden, CDs und DVDs entnehmen, sichern oder markieren, wenn z. B. die anschließende Entsorgung gewünscht wird.
Ggf. Urkunden, CDs und DVDs entnehmen, sichern oder markieren, wenn z. B. die anschließende Entsorgung gewünscht wird.
Zu 99% versenden wir Pdf Dokumente. Innerhalb des Projekts kann, je nach Indexierungstiefe, auch detailliert nach Baugenehmigungen oder Planunterlagen gesucht werden. Ordnerübergreifende Aktionen ermöglichen dann die Verwaltung, Suche oder Zusammenführung von Dateien aus verschiedenen Verzeichnissen.
Wir betreuen üblicherweise kleinere sowie mittlere Umfänge. Die einzelnen Umfänge umfassen dann bis zu 100 Ordner pro Abschnitt.
Sie möchten gern Dokumente / Baupläne / Ordner digitalisieren lassen? Senden Sie uns Ihre Anfrage ✓ Wir beraten Sie gern
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Ihr Ansprechpartner: Enrico Selke
Telefon: 030 - 43 72 55 86
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