FAQ Scanservice & DigitalisierungRepropartner ist Ihr Scandienstleister in Berlin
Sie haben Fragen? Gern beantworten wir Ihnen all ihre Anfragen rund um die Themen Digitalisierung und Scan-Dienstleistungen für Ordner, Akten, Mappen sowie Großformate, wie Baupläne, Poster, Plakate und Zeichnungen.
Die Kosten für die Digitalisierung hängen unter anderem vom Umfang, Format und Zustand der Unterlagen sowie vom gewünschten Ausgabeformat und der gewünschten Indexierung ab. Für die Digitalisierung von Ordnern bieten wir Preise ab 24,95 € pro Ordner sowie verschiedene Ordner-Paketangebote an. Baupläne und andere Großformatvorlagen scannen wir ab 2,32 € pro Plan im Formatbereich A2 bis A0+ und bieten ebenfalls Paketpreise für größere Mengen an.
1. Frage: Wieviel kostet die Digitalisierung von Ordnern?
Wir scannen ab 24,95 € pro Ordner und bieten Ihnen dazu verschiedene Ordner-Paketangebote je nach Umfang an.
2. Frage: Wieviel kostet die Digitalisierung von Plänen?
Wir scannen ab 2,32 € pro Plan (ab A2-A0+ Format) und bieten Ihnen dazu verschiedene Großformat-Paketangebote je nach Anzahl an.
Der schnelle und problemlose Zugriff auf wichtige Unterlagen stellt einen wichtigen Bestandteil jedes erfolgreichen Betriebs dar. Die die Vorteile unseres Scan-Services im Überblick:
- Platzersparnis: Durch die Digitalisierung werden physische Archive reduziert und wertvoller Platz im Büro eingespart.
- Effiziente Datenverwaltung: Digitale Dokumente können einfacher verwaltet, durchsucht und geteilt werden.
- Schnellerer Zugriff: Digitale Dokumente sind jederzeit und von überall aus zugänglich.
- Schutz vor Datenverlust: Die Digitalisierung bietet eine zusätzliche Sicherheit vor Verlust oder Beschädigung von Dokumenten.
- Umweltfreundlichkeit: Durch die Reduzierung von Papierverbrauch wird die Umwelt geschont.
Wir empfehlen den digitalen Datenversand über WeTransfer. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Downloadlink und können die digitalisierten Dokumente anschließend ortsunabhängig abrufen, weiterleiten und mit Projektbeteiligten oder Mitarbeitern teilen. Falls ein digitaler Datenversand nicht möglich ist, können wir die Daten auch auf CD oder USB-Stick bereitstellen. Alternativ können Sie die Datenträger bei uns vor Ort abholen.
Ja. Für die Digitalisierung größerer Mengen an Ordnern, Heftern und Akten bieten wir verschiedene Ordner-Paketangebote an. Dadurch können Sie je nach Umfang von attraktiveren Staffelpreisen profitieren. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot für Ihr Digitalisierungsprojekt.
Ja. Für größere Mengen an Bauplänen, technischen Zeichnungen und anderen Großformat-Dokumenten bieten wir verschiedene Großformat-Paketangebote (100, 250, 500) an. Je nach Anzahl und Format der Pläne können Sie zwischen unterschiedlichen Paketen für kleinere und größere Mengen wählen.
Sie können zwischen den Dateiformaten PDF, JPEG und TIFF wählen. Für Schriftverkehr empfehlen wir Ihnen Pdf Dateien ggf. mit OCR-Texterkennung. Für Baupläne und Zeichnungen eignen sich auch JPEG oder Tiff Dateien.
Die digitale Transformation gemeinsam planen und umsetzen in folgenden Schritten. Dienstleister für die Digitalisierung größerer Archivbestände gehen in der Regel strukturiert vor, um physische Unterlagen in durchsuchbare, digitale Formate zu überführen und dabei Revisionssicherheit sowie hohe Qualität zu garantieren. Der Prozess umfasst meist sechs Kernphasen: Beratung/Planung/Prüfung ggf. Sichtung des Materials nach Jahrgang, Zustand zwecks Aufwandsschätzung, Logistik, Vorbereitung, Digitalisierung (Scannen), Indexierung und Datenübernahme.
Die Vorgehensweise im Detail:
Schritt 1: Beratung, Analyse und Projektplanung
Zu Beginn analysiert der Dienstleister Art, Zustand und Umfang des Archivguts. Es wird festgelegt, welche Metadaten (Indexbegriffe) benötigt werden und in welchem Format (z.B. PDF/A, TIFF) die Daten ausgegeben werden sollen.
Schritt 2: Sichere Logistik und Transport
Bei Bedarf werden die Akten beim Kunden vor Ort abgeholt. Wir bieten hierzu in Berlin einen kostenlosen Hol- und Bringeservice an.
Schritt 3: Dokumentenvorbereitung (Pre-Processing)
Die physischen Dokumente werden für den Scanvorgang vorbereitet. Dies beinhaltet das Entfernen von Heftklammern, Büroklammern, das Glätten von Eselsohren und das Sortieren von Dokumentenstapeln.
Schritt 4: Digitalisierung (Scannen)
- Hochleistungsscanner: Für Standardakten werden Einzugsscanner eingesetzt, die Vorder- und Rückseite gleichzeitig erfassen.
- Spezialscanner: Für gebundene Bücher, Baupläne, großformatige Dokumente oder sehr altes, empfindliches Archivgut werden Buchscanner
oder Flachbettscanner verwendet, die das Dokument schonend behandeln (z.B. scannen ohne Aufklappen).
- Qualität: Gescannt wird meist in hoher Auflösung (300 bis 600 dpi), um eine gute Texterkennung (OCR) zu gewährleisten.
Schritt 5: Indexierung und OCR-Texterkennung
- OCR (Optical Character Recognition): Eine automatische Texterkennung macht den Volltext durchsuchbar.
- Indexierung: Die Dokumente werden durch Verschlagwortung (z.B. Aktenzeichen, Datum, Name) auffindbar gemacht. Dies kann automatisiert oder manuell durch Datenerfassungsteams erfolgen.
Schritt 6: Qualitätssicherung und Datenübernahme, Datenversand digital oder per Post
Der Dienstleister prüft die Scans auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Ausrichtung. Anschließend werden die digitalen Daten per Downloadlink versendeet, in das Dokumentenmanagement-System (DMS) des Kunden übergeben oder auf Datenträgern übergeben. Gern können Sie alternativ die Datenträger auch vor Ort bei uns abholen.
Besonderheiten bei Archiven:
Bei sehr alten Dokumenten erfolgt oft eine Restaurierung oder schonende Behandlung vor dem Scan.
Scanservice bezieht sich auf die Digitalisierung von Papierdokumenten oder anderen analogen Medien (z.B. Fotos, Baupläne, Poster, Dias, Zeichnungen) durch Umwandlung in digitale Formate wie PDF oder Bilddateien.
Die Digitalisierung erleichtert die Organisation, Suche und gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Akten. Digitale Unterlagen benötigen weniger physischen Archivplatz und können von berechtigten Mitarbeitern und Projektbeteiligten schnell abgerufen und weitergegeben werden. Durch Indexierung und OCR lässt sich die Suche in umfangreichen digitalen Archiven zusätzlich vereinfachen.
Die Originale können entweder archiviert, vernichtet oder an den Kunden zurückgegeben werden, je nach individuellen Absprachen und Vereinbarungen.
Ja. In Berlin und im Umland bieten wir einen kostenlosen Hol- und Bringservice für Unterlagen, Ordner und Akten an. Sie können uns einfach telefonisch unter 030 – 43 72 55 86 kontaktieren oder uns eine Scan-Anfrage senden. Wir besprechen mit Ihnen den Umfang und die weitere Vorgehensweise.
Wir bieten verschiedene Möglichkeiten zur Dateibenennung und Indexierung Ihrer digitalisierten Unterlagen. Je nach Anforderung können wir beispielsweise eine PDF-Datei pro Ordner bzw. Akte, pro Register oder pro Dokument bzw. Antrag erstellen. Auf Wunsch können die PDF-Dateien zusätzlich mit OCR-Texterkennung versehen und dadurch durchsuchbar gemacht werden.
- 1 PDF-Datei pro Ordner/Akte
- 1 PDF-Datei pro Register
- 1 PDF-Datei pro Dokument
- 1 PDF-Datei inkl. OCR-Texterkennung
Vor der Digitalisierung sollten beispielsweise Urkunden, CDs und DVDs aus den Ordnern entnommen, gesichert oder entsprechend markiert werden. Insbesondere wenn nach der Digitalisierung eine Entsorgung der Originale gewünscht ist, sollten wichtige Bestandteile vorher geprüft und eindeutig gekennzeichnet werden.
Wir orientieren uns bei der Digitalisierung grundsätzlich an der vorhandenen Struktur Ihrer Unterlagen. Üblicherweise dient beispielsweise die Bandbenennung auf dem Aktendeckel als Grundlage für die Benennung der digitalen Dateien. Je nach Projekt können zusätzlich detailliertere Strukturen und Indexierungen vereinbart werden.
In rund 99 % der Fälle versenden wir digitalisierte Dokumente als PDF-Dateien. Je nach gewünschter Indexierung können die digitalen Unterlagen detailliert nach beispielsweise Baugenehmigungen, Planunterlagen oder anderen Dokumenten durchsucht werden. Mit OCR-Texterkennung können PDF-Dateien zusätzlich für die Volltextsuche durchsuchbar gemacht werden.
Wir betreuen üblicherweise kleinere sowie mittlere Umfänge. Die einzelnen Umfänge umfassen dann 50 bis 200 Ordner pro Abschnitt.
Kunden beschreiben Repropartner als hilfsbereit und zuverlässig und heben unter anderem die Qualität bei Großformat-Scans und -Kopien, die faire Preisgestaltung sowie die Unterstützung bei Indexierung und Dateibenennung hervor. Auch die digitale Datenübertragung und die reibungslose Abwicklung von Digitalisierungsprojekten werden positiv bewertet. Unsere aktuellen Google-Bewertungen können Sie direkt in unserem Unternehmensprofil einsehen.
Ja. Wir können Ihre Ordner digitalisieren, indexieren und die PDF-Dateien mittels OCR vollständig durchsuchbar machen. Dadurch können Sie Inhalte und Dokumente schnell über die Volltextsuche finden und sparen bei der späteren Recherche wertvolle Zeit.
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