Die Bedeutung der
Aktendigitalisierung und Dokumentendigitalisierung

Mit dem Trend zur Digitalisierung wächst in Unternehmen und Behörden der Wunsch, Arbeitsprozesse zu verschlanken und effektiver zu gestalten. Die Umstellung auf papierlose Prozesse bietet dazu ein eine flexiblere Verfügbarkeit von Daten und Informationen.

Hohe Kosten für die physische Aufbewahrung von Originaldokumenten sowie Suchkosten oder Vervielfältigungskosten, können mit revisionssicheren, digitalisierten Dokumenten und Ordnern vermieden werden.

Zu weiteren Mehrwerten zählen die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten, schnelle und parallele Zugriffsmöglichkeiten über Stichwortsuchen, die Vermeidung von Versionskonflikten und stets eine vollständige Akte ohne fehlende Dokumente. Das Ergebnis sind optimierte Arbeits- und Dokumentenprozesse, die zu einer verbesserten, medienbruchfreien Zusammenarbeit führen.

Beim ersetzenden Scannen kann das Papier entsorgt werden, wenn sowohl der Scanprozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege Manipulationen ausschließen.

Voraussetzung ersetzendes scannen:
die Erhaltung des vollen Beweiswerts

Die Voraussetzung dafür ist eine saubere Dokumentation der Arbeits- und Scanprozesse im Betrieb. Die Relevanz der Scanprozesse beschränkt sich nicht allein auf die öffentliche Verwaltung. Auch in der freien Wirtschaft stellt sich die Frage: Wie lässt sich mit höchster Rechtssicherheit ersetzend scannen?

TR Resiscan gibt darauf eine praxisorientierte Antwort. Die technische Richtlinie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bietet Anwendern eine wichtige Orientierungshilfe zur Einrichtung standardisierter Scanprozesse, die ein hohes Maß an Rechtssicherheit schaffen. Sie beschreibt technische, organisatorische und personelle Maßnahmen, die für das ersetzende Scannen umzusetzen sind, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Abgedeckt werden sicherheitsrelevante Schritte des Scanprozesses wie die Dokumentenvorbereitung, der eigentliche Scanvorgang, die Nachverarbeitung und die Integritätssicherung.