OCR Digitalisierung: Durchsuchbare PDF-Dokumente aus Papierarchiven Dokumente digitalisieren und mit OCR durchsuchbar machen

Digitalisierung von Dokumenten, Plänen und Ordnern

Sie haben umfangreiche Papierarchive, Aktenordner oder alte Dokumentenbestände und möchten diese digital durchsuchen können?

Repropartner digitalisiert Ihre Papierdokumente und erstellt auf Wunsch durchsuchbare PDF-Dateien mit OCR-Texterkennung. So lassen sich gescannte Dokumente nicht nur digital archivieren, sondern auch nach einzelnen Begriffen, Namen, Aktenzeichen oder anderen Textinhalten durchsuchen.

Das spart Zeit bei der täglichen Suche und erleichtert die digitale Verwaltung umfangreicher Papierarchive.

Sie möchten Ihr Papierarchiv digitalisieren? Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne zu OCR, Dateistruktur und Datenübergabe.

Was bedeutet OCR bei der Digitalisierung?

OCR steht für Optical Character Recognition, also die automatische Texterkennung in gescannten Dokumenten.

Ein herkömmlicher Scan besteht zunächst lediglich aus einem Bild des ursprünglichen Dokuments. Die enthaltenen Wörter können von einem Computer nicht ohne Weiteres als Text erkannt und durchsucht werden.

Durch die OCR-Texterkennung wird der Inhalt des gescannten Dokuments maschinell erkannt. Dadurch können die fertigen PDF-Dateien anschließend nach Begriffen durchsucht werden.

So wird aus einem einfachen Scan ein durchsuchbares digitales Dokument.

Unsere Scan-Pakete: Was möchten Sie digitalisieren?

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Durchsuchbare PDF-Dateien für Architekten, Ärzte und Unternehmen:

Gerade bei umfangreichen Papierarchiven kann die Suche nach einzelnen Dokumenten viel Zeit in Anspruch nehmen.

Mit OCR können beispielsweise gescannte Dokumente nach folgenden Informationen durchsucht werden:

• Kundennummern oder Namen
• Rechnungsnummern oder Adressen
• Projektnummern und Aktenzeichen
• Begriffen und Stichworten
• Datumsangaben und individuelle Textinhalte

Statt zahlreiche Ordner manuell durchzusehen, können Mitarbeiter die benötigten Informationen direkt über die Volltextsuche der digitalen PDF-Dateien suchen.

OCR für komplette Ordner und Papierarchive

Repropartner digitalisiert nicht nur einzelne Dokumente. Auch umfangreiche Bestände mit zahlreichen Ordnern und Akten können digitalisiert und mit OCR verarbeitet werden.

Dabei können wir die digitale Struktur des Archivs entsprechend Ihren Anforderungen aufbauen.

Je nach gewünschter Struktur können beispielsweise:

• 1 PDF-Datei pro Ordner
• oder
• 1 PDF-Datei pro Register
• oder
• 1 PDF-Datei pro Dokument

erstellt werden. Zusätzlich können die Dateien entsprechend der vereinbarten Struktur benannt und organisiert werden. So entsteht aus einem analogen Papierarchiv ein übersichtlich strukturiertes digitales Archiv.

Beispiel: Scan von Ordnern und Heftern

Vorher: 8 Regalmeter Papier, 50 Ordner
↓
Nachher: z.B. 2 GB in 250 PDF-Dateien
↓
mit Volltextsuche in den Ordnern in Sekunden, teilbar mit allen Projektbeteiligten.

Welche Vorteile bietet OCR?

Schnellere Suche
Durchsuchbare PDF-Dateien ermöglichen eine schnelle Volltextsuche. Gesuchte Begriffe können innerhalb der digitalen Dokumente gefunden werden, ohne die Originalakten manuell durchsuchen zu müssen.

Weniger Zeitaufwand
Mitarbeiter müssen nicht mehr lange nach einzelnen Informationen in Papierordnern suchen. Die digitale Suche erleichtert den täglichen Zugriff auf archivierte Informationen.

Digitale Archivierung
Papierunterlagen können digital archiviert und anschließend entsprechend Ihrer Anforderungen gespeichert und verwaltet werden.

Bessere Zusammenarbeit
Digitale Dokumente können von berechtigten Mitarbeitern einfacher weitergegeben und gemeinsam genutzt werden.

Strukturierte Dokumentenbestände
Durch eine passende Dateibenennung und Ordnerstruktur lassen sich auch umfangreiche Digitalisierungsprojekte übersichtlich organisieren.

OCR und Indexierung kombinieren

Bei größeren Digitalisierungsprojekten kann OCR mit einer individuellen Indexierung und Dateibenennung kombiniert werden.

Dabei unterscheiden sich zwei Dinge:

OCR macht den Inhalt eines Dokuments durchsuchbar.

Indexierung sorgt dafür, dass Dokumente anhand definierter Informationen strukturiert und auffindbar gemacht werden.

Beides kann bei umfangreichen Papierarchiven sinnvoll miteinander kombiniert werden.

Beispielsweise kann ein digitales Archiv nach Projekt, Aktenzeichen, Dokumenttyp oder ursprünglicher Ordnerstruktur aufgebaut werden.

Digitalisierung von Unternehmensarchiven

Unsere OCR-Digitalisierung eignet sich insbesondere für Unternehmen, die umfangreiche Papierbestände digitalisieren möchten.

Dazu gehören beispielsweise:

• Aktenordner
• Geschäftsunterlagen
• Projektakten
• Vertragsunterlagen
• Verwaltungsunterlagen
• Rechnungen
• technische Dokumentationen
• historische Papierarchive

Auch größere Bestände mit zahlreichen Ordnern können entsprechend der gewünschten digitalen Struktur verarbeitet werden.

Von der Papierakte zur durchsuchbaren PDF

Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen:

1. Aufbereitung
Die Unterlagen werden für den Scanprozess vorbereitet.

2. Digitalisierung
Die Papierdokumente werden entsprechend des vereinbarten Formats digitalisiert.

3. OCR-Texterkennung
Die gescannten Dokumente werden mit einer Texterkennung verarbeitet.

4. Dateibenennung und Strukturierung
Die Dateien werden entsprechend der vereinbarten Ordner- und Dateistruktur organisiert.

5. Qualitätskontrolle
Die digitalen Dokumente werden kontrolliert.

6. Datenübergabe
Die fertigen Dateien werden digital übergeben.